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档案馆致2018届全体毕业生的公开信

亲爱的毕业生同学们:

你们好!岁月匆匆,白驹过隙,转眼间你们即将离开校园,步入社会。在此,档案馆全体老师谨向你们致以诚挚的问候和美好的祝愿。随着毕业脚步的临近,你们会更加深刻地体会到档案对于每个人的各个人生阶段的重要性,不仅在国家机关选拔干部、用人单位筛选人才、考研、出国留学等人生仕途上起着重要的参考作用,在办理户籍调动、社会保险、婚育证明等生活环节上也必须由档案管理部门根据档案材料出具证明。因此个人档案的真实、唯一、不可再造的特性决定了我们必须认真对待自己的档案。关于学生档案,或许你会有一些疑惑,我们对相关内容进行了梳理,希望能对你有所帮助。

★关于学生档案的作用

学生档案是学校在招生、教育、培训、考核、奖惩、选拔等工作中形成的,是反映学生在德、智、体、美及家庭政治、经济等方面状况的个人档案材料,是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据,在就业、职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险,以及开具出国、考研有关证明等方面发挥着凭证、依据和参考的作用。

 ★关于学生档案的内容

学生档案一般由以下材料组成:

1.学籍材料

高中阶段:高中毕业生登记表(学籍表、成长记录等)、高考材料(高考报名登记表、高考体检表、高考志愿卡、高考成绩等)。

本专科阶段:入学登记表、本专科毕业生登记表、成绩单、授予学位决定等。

研究生阶段:报考登记表、入学登记表、毕业生研究生登记表、成绩单、学位申请、授予学位决定、专家推荐书等。

2.党团材料。入团志愿书、入团申请书;入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料等。

3.其他材料。体检表,奖惩材料、就业通知书等。曾有工作经历的,还应包括如履历表、考核表、工资表、职称材料等材料。

档案伴随每个人的一生并发挥着重要的作用,如果档案原始材料丢失,因其无法补齐且不可再造性,必将给同学们今后的工作和生活带来无法弥补的损失。所以,请每位同学一定重视自己的档案!

★关于学生档案的转递

学生毕业后,你们的档案要由学校转递到用人单位等机构,下面向你们介绍一下转递方式、转递地址等内容。

一、转递方式

由档案馆人事档案部,以特快专递EMS方式转递。

二、转递依据

就业计划、报到证、调档函。

为了能够及时、准确、安全地将毕业生的学生档案转递到接收单位,请仔细阅读以下各项要求并准确填写就业信息。

(一)毕业生一定要认真、准确、规范填写档案派遣信息

1.毕业生在签订《全国普通高等学校毕业生就业协议书》时,一定要认真填写协议书中的各项内容,不能有空项。特别说明:档案转寄详细地址一栏应填写“XX+XX市(县)+XX+街道门牌号”,“档案转递地址”是毕业生档案接收单位(部门)的地址,这两项内容要统一。

2.现今高校毕业生就业模式“市场导向,政府调控,学校推荐,学生与用人单位双向选择”,这为人才流动提供了宽松的条件,有些毕业生去工作的单位没有人事档案管理权,毕业生档案托管在人才流动中心管理或回到生源地所在的人力资源和社会保障局接收的,一定要写明代理接收档案单位全称(如上级主管单位管理的要写明ХХ省、ХХ市、ХХ县、ХХ局;如人才代理的要写明ХХ省、ХХ市、ХХ县人才交流服务中心等)。

3.就业单位如果是一般公司(非国有大、中型集团公司),不具备档案保管权限,委托人才中心或人才市场保管本单位员工档案,毕业生必须与就业单位核实本人档案转寄接收单位及其全称。

4.原则上档案不能由毕业生自带。有些单位要求毕业生在规定时间内自带档案的,可由档案接收部门开具调档函办理档案自带。档案不允许代办代领,自带走的档案,不论何种原因,一律不接受退档。

5.凡保送或考取研究生的学生出具调档函时必须注明录取院校的所属城市、院、系、所名称、档案接收联系人、接收联系电话,以保证档案的正确转递。

★关于转递去向的查询

1.我校毕业生档案于7月中旬以“EMS标准快递”方式集中寄发,7月末进入长春理工大学主页(网址:http://www.cust.edu.cn/)网络资源——档案馆——档案查询,输入姓名或者学号其中一项查询快递单号,再按快递单号上网查询档案到达情况(网http://www.ems.com.cn/),特快专递查询时限从邮寄之日起三个月内EMS网站可查询。

2.毕业生到单位报到一个月内,务必向档案接收部门核实档案是否到达及材料是否齐全。寄发后如档案有异常情况可与EMS客服电话11183联系,或与档案馆联系查询,联系电话:043185582240

        海阔凭鱼跃,天高任鸟飞。祝愿全体毕业生同学们拼搏进取、勇于担当,在新的征途上健康、快乐、事业有成!

 

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二○一八年五月